Schadensfall im Unternehmen – was tun? Der Schritt-für-Schritt-Guide

Über die Risiken und Gefahren, denen man im Arbeitsalltag ausgesetzt ist, denkt man nur selten nach; schließlich gehen routinierte Arbeitsabläufen wie automatisch von der Hand. Doch ganz egal, wie viel Erfahrung man hat – ein Schaden lässt sich niemals komplett ausschließen und passiert oftmals schneller als gedacht. Das verdeutlichen auch unsere Beispiele:

Designer: Dein Kunde gibt dir bei einem Beratungstermin seinen Laptop in die Hand. Du bist nur einen Moment unaufmerksam und lässt ihn zu Boden fallen. Der Bildschirm zerbricht und das Gerät lässt sich nicht mehr einschalten. Dein Kunde fordert, dass du für den Schaden aufkommst.

Handwerker: Dir passiert beim Verlegen von Fliesen ein Fehler – dein Kunde stolpert über eine falsch verlegte Kachel und verletzt sich dabei am Kopf. Hohe Behandlungskosten entstehen und der Kunde muss für einige Monate seine berufliche Tätigkeit pausieren. Du musst für die Kosten der ärztlichen Behandlung, das Schmerzensgeld und das ausgefallene Einkommen des Kunden haften.

Berater: Auf dem Weg zum Büro erzählst du deinem Kollegen von einem geheimen Projekt deines Kunden. Dabei merkst du nicht, dass jemand euer Gespräch mithört. Die Informationen gelangen an die Öffentlichkeit. Dein Kunde muss das Projekt absagen und fordert einen Schadensersatz.

Damit es bei der Schadensabwicklung mit dem Versicherer nicht zu Komplikationen kommt, gibt es ein paar ganz entscheidende Schritte, die du schon vorbereiten kannst, sobald ein Schaden eingetreten ist. Unabhängig davon, ob es um einen Sach-, Personen- oder Vermögensschaden geht, lassen sich so Kosten und Zeitaufwand für die Beseitigung minimieren. Stelle sicher, dass nicht nur du, sondern alle Mitarbeiter deines Unternehmens wissen, was im Schadensfall zu tun ist:

Schritt 1: Ruhe bewahren

Auch wenn ein Schaden für Viele erst einmal überraschend kommt, gilt in jedem Fall: Ruhe bewahren. Denn gerade jetzt ist es wichtig, zielsicher und bedacht zu handeln, um das Ausmaß eines Schadens so gering wie möglich zu halten. Rufe bei Personenschäden so schnell wie möglich einen Krankenwagen, stelle sicher, dass verletzte Personen versorgt werden, und nimm bei Einbrüchen sofort Kontakt mit der Polizei auf. Besonders im Fall von Sachschäden solltest du dich nicht unter Druck setzen lassen, ein Schuldgeständnis abzulegen oder gar Schadensersatz zu zahlen – stattdessen solltest du den Fall so schnell es geht von deiner Versicherung prüfen lassen.

Schritt 2: Schäden genau dokumentieren

Den genauen Hergang eines Schadensfalls im Nachhinein zu rekonstruieren, ist häufig sehr schwer. Umso wichtiger ist es, den Schaden so genau wie möglich zu dokumentieren und alle wichtigen Informationen an deine Versicherung weiterzuleiten. Welche Informationen dabei wichtig sind, kann je nach Situation ganz unterschiedlich sein. Um den Schaden so genau wie möglich zu dokumentieren, kannst du die folgenden Methoden nutzen:

• Fotos vom Unfallort

• Detailfotos von Schäden

• Unfallskizzen

• Notizen zum Schadenshergang

• Notizen zu allen Beteiligten

• Beschreibung gestohlener Gegenstände

Achte darauf beschädigte Gegenstände nicht zu entsorgen, da sie eventuell für eine spätere Begutachtung wichtig sind. Gut zu wissen: Maßnahmen, die dazu dienen, Folgeschäden zu vermeiden, dürfen immer auch ohne ausdrückliche Genehmigung durch den Versicherer ausgeführt werden. Das weitere Vorgehen kann im Anschluss gemeinsam mit dem Versicherer besprochen werden.

Schritt 3: Kontakt zum Versicherer aufnehmen

Unabhängig davon, ob du oder ein Dritter den Schaden verursacht haben, solltest du deinen Gewerbeversicherer so schnell wie möglich über die Sachlage informieren. Dabei helfen dir die Informationen, die du in Schritt 2 gesammelt hast. Je schneller deine Schadensmeldung ankommt und je genauer deine Angaben sind, desto zügiger kann sich dein Ansprechpartner um den Fall kümmern. Er wird mit dir auch die nächsten Schritte und das weitere Vorgehen besprechen.

Bei insureQ bist du dabei besonders flexibel, denn über unser Portal kannst du Schäden jederzeit und ohne Bindung an Öffnungszeiten einreichen. Den Status deiner Schadensmeldung kannst du ganz einfach verfolgen – in der Regel wird dein Antrag innerhalb weniger Tage bearbeitet und dein Geld an dich überwiesen.

Schritt 4: Ersatzforderungen weiterleiten

Im Fall, dass du selbst einen Schaden verursacht hast, kannst du damit rechnen, dass Ersatzforderungen an dich und dein Unternehmen gerichtet werden. Mahnungen, Ersatzforderungen oder Klagen solltest du immer an deinen Versicherer weiterleiten: Er kann prüfen, ob die gestellten Forderungen tatsächlich rechtens sind und leitet, wenn nötig, weitere rechtliche Schritte ein. Bei größeren Schäden solltest du dich darauf gefasst machen, dass ein zusätzliches Gutachten fällig wird, um das Ausmaß und Wert des Schadens festzustellen.

Als erste und wichtigste Absicherungsmaßnahme setzen Geschäftsführer auf Gewerbeversicherungen, die ganz genau auf die individuellen Risiken ihres Betriebs und ihrer Branche zugeschnitten sind. Eine gewerbliche Haftpflicht (Berufshaftpflicht, Betriebshaftpflicht) ist dabei nur der Anfang. Moderne Versicherer kombinieren sie mit weiteren Modulen wie einer Cyber-Versicherung oder einer Inhaltsversicherung, um Unternehmen den bestmöglichen Schutz im Arbeitsalltag zu gewährleisten.

Das klingt vielleicht kompliziert, ist mit unserer Hilfe aber innerhalb von 9 Minuten möglich: Alles, was wir dafür benötigen, sind ein paar Angaben zu deinem Betrieb und der jeweiligen Branche. So bekommst du ein fertig ausgearbeitetes Versicherungskonzept, das sich genau nach den Bedürfnissen deines Unternehmens richtet. Im Schadensfall stehen dir unsere Versicherungsexperten zur Verfügung, sodass du auch im Schadensfall immer einen zuverlässigen Ansprechpartner hast.