10 Tipps zur Kosteneinsparung, die jeder Selbstständige kennen sollte

Bei der Arbeit als Selbständiger hast du Einnahmen, Umsätze und Ausgaben immer ganz genau im Blick. Dabei ist dir bestimmt schon aufgefallen, wie schnell selbst kleine monatliche Ausgaben sich zu hohen Summen aufsummieren. Und bestimmt hast du dir mit Blick auf die Zahlen auch schon die Frage gestellt, welche Möglichkeiten du hast, deine monatlichen Kosten zu senken und Umsätze zu optimieren.

Anders als Festangestellte hast du als Selbständiger viel mehr Möglichkeiten, anfallende Kosten einzusparen – das fängt bei der Büromiete an und hört bei diversen steuerlichen Vorteilen auf. Wie genau deine Möglichkeiten aussehen, wollen wir dir hier in einer übersichtlichen Liste zeigen.

Je nachdem in welcher Branche du tätig bist, kann sich deine Arbeit ganz grundsätzlich von der von anderen Selbstständigen unterscheiden. Trotzdem gibt es bewährte Methoden, mit denen fast alle selbständig Tätigen bei ihrer Arbeit Kosten einsparen können. Finde mit unseren Tipps eine Strategie, die zu deinem Beruf passt.

Die Tipps basieren auf unseren eigenen Erfahrungen als Unternehmer und Strategieberater. Einige unserer Empfehlungen verlangen die Einführung neuer Prozesse und Tools – andere Tipps können schnell umgesetzt werden.

Tipp 1 – Regelmäßige Kostenkontrollen

Bevor du dir Gedanken darüber machst, wie du die Kosten für deine selbständige Tätigkeit am besten reduzierst, solltest du prüfen, wie sie überhaupt zustande kommen. Dafür eignet sich eine transparente Übersicht aller deiner Ausgaben: Mithilfe von verschiedenen Tools kannst du deine monatlichen Ausgaben dabei ganz einfach erfassen und sofort kategorisieren lassen.

Für die anschließende Analyse ist es wichtig, jeden Kostenpunkt regelmäßig zu hinterfragen: Internet, Instandhaltung oder Stromkosten sind dabei die häufigsten Faktoren, bei denen sich Kosten im bis zu dreistelligen Bereich sparen lassen. Natürlich sollte der Zeitaufwand für die Ausgabenanalyse immer im Verhältnis zum eingesparten Budget stehen.

Eine besonders rigorose Form der Kostenoptimierung ist der “Zero-Cost-Based” Budgeting Ansatz. Dabei begründet man am Anfang jeder neuen Periode sämtliche Geschäftsausgaben neu. Stell dir vor, du würdest dein Unternehmen zu Anfang jedes Quartals neu aufbauen: Würdest du den Kostenblock X wieder einplanen? Würdest du dich für den gleichen Anbieter entscheiden? Lautet die Antwort “Nein”, solltest du deine Budgetplanung überdenken.

Tipp 2 – Automatisiere und digitalisiere die Buchhaltung 

Als Unternehmer gehört die externe Buchhaltung mit zu deinen Verantwortungsbereichen. Die damit verbundenen Arbeiten (Belege sammeln, Banktransaktionen zuordnen, Steuerberater koordinieren etc.) können wahre Zeitfresser sein – Zeit, die du verlierst, um z. B. neue Kunden zu gewinnen oder an bestehenden Projekten zu arbeiten.

Um deine Zeit besser zu nutzen, empfehlen wir dir, ein digitales Kostenmanagement und Expense-Tool einzuführen und es mit deiner Buchhaltung zu verbinden. Belege, Zahlungen und Transaktionen lassen sich so schneller und besser organisieren, sodass mehr Zeit für die operative Arbeit bleibt. Neben einer guten Expense-Software solltest du dir außerdem unbedingt Unterstützung von einem erfahrenen Steuerberater holen. Hier findest du Tipps, wie du einen guten Steuerberater findest.

Tipp 3 – Überprüfe deine Versicherung 

Dass deine Gewerbeversicherung zu hohe Kosten verursacht, kann mehrere Gründe haben: Viele traditionelle Versicherungsanbieter haben sich über die Zeit einen großen Verwaltungsapparat aufgebaut, der eine große Menge Geld verschlingt. Schlanke, digitale Versicherer umgehen diesen Kostenblock und können ihren Kunden daher deutlich attraktivere Angebote machen.

Ein weiterer Grund für hohe Kosten sind Versicherungsmodelle, die nicht an deine individuellen Umstände angepasst sind. Viele Versicherer können keine personalisierten Angebote erstellen und bitten ihre Kunden für einen Versicherungsschutz zur Kasse, den sie eigentlich nicht benötigen. Die Lösung zur Optimierung der Versicherungskosten ist deshalb: Ein maßgeschneidertes Gewerbeversicherungspaket, das sich an den Bedürfnissen von Selbständigen orientiert und nur die Maßnahmen einplant, die tatsächlich benötigst werden. Das hört sich zunächst vielleicht kompliziert an, ist es aber nicht: Unser intelligenter Algorithmus erstellt innerhalb von 9 Minuten ein komplett personalisiertes Versicherungspaket, das alle deine Risiken passgenau absichert, ohne dass du dabei für überflüssige Extras zahlst.

Wichtig: Bei der Auswahl deiner Versicherung sollte der Preis nicht das alleinige Kriterium sein. Entscheidend ist vor allem auch, wie gut die Absicherung ist, welche Leistungen enthalten sind, wie die digitale Schadensabwicklung abläuft und wie hoch die Kundenzufriedenheit ist. Auch das kannst du mit unserem digitalen Angebot prüfen.

Tipp 4 – Recherchiere Steuervorteile  

Als Selbständiger können erstaunlich viele Dinge von der Steuer abgesetzt werden – eigentlich fast alles, was du für deine Arbeit benötigst. Neben Werbungskosten, Versicherungen, Geschäftsreisen und Arbeitsmaterial, gehören dazu auch Büromöbel, Hardware, Software und vieles mehr. Selbst wenn eine Anschaffung teilweise für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist, kannst du den Geschäftsanteil steuerlich geltend machen und abziehen. Wenn du etwa von zu Hause aus tätig bist und ein Heimbüro betreibst, sind monatliche Zahlungen wie Hypothekenzinsen, Miete und Nebenkosten teilweise steuerlich abzugsfähig. Was genau von der Steuer absetzbar ist, findest du hier heraus.

Tipp 5 – Verhandle mit Zulieferern und Servicepartnern 

Obwohl es in manchen Branchen als verpönt gilt, solltest du nicht davor zurückschrecken, mit Zulieferern und Servicepartnern zu verhandeln. In vielen Fällen springt dabei ein Rabatt für dich heraus, mit dem du deine monatlichen Unkosten sichtbar senken kannst. Am besten stellst du deine Anfrage dabei als Win-Win-Lösung für beide Parteien: Mengenrabatte oder verlängerte Vertragslaufzeiten im Tausch gegen einen Rabatt sind Kompromisse, die beiden Seiten einen Vorteil bieten.

Tipp 6 – Halte Ausschau nach jungen Mitarbeitern mit Potenzial  

Obwohl es zunächst widersprüchlich erscheint, können neugierige, fähige Bewerber, die am Anfang ihrer Karriere stehen, die idealen Mitarbeiter für dein Unternehmen werden. Bewerber mit wenig Berufserfahrung suchen in der Regel Einstiegspositionen mit einer steilen Lernkurve und der Chance, schnell Verantwortung zu übernehmen. Kleine Unternehmen sind für sie somit ein ideales Umfeld. Im Gegenzug nehmen sie oft ein geringes Gehalt in Kauf.

Tipp 7 – Überlege Aufgaben zu Outsourcen 

In vielen Fällen ergibt es für Selbständige wenig Sinn einen neuen Mitarbeiter einzustellen, der nicht zu 100 % beschäftigt werden kann und dessen Expertise keinen echten Mehrwert bedeutet. Vor allem in der Gründungsphase solltest du genau überlegen, ob eine Position auch von Freelancern und externen Dienstleistern besetzt werden kann. Wir nutzen oftmals zunächst Freelancer-Plattformen wie Freelance.de oder Fiverr, um Unterstützung in Bereichen wie Design, Video-Editing oder Übersetzungen zu bekommen. Für die unternehmensstrategische Unterstützung kannst du dich auch an eine Agentur wenden.

Natürlich ist Outsourcing keine langfristige Lösung: Spätestens ab dem Zeitpunkt, an dem ein Freelancer dauerhaft beschäftigt wird, ergibt es (auch finanziell) Sinn, die Position für einen festangestellten Mitarbeiter zu öffnen.

Tipp 8 – Spare Mietkosten 

Verhandeln kann sich nicht nur bei Geschäftspartnern, sondern auch bei der Miete deiner Büroräume lohnen. Wenn die Möglichkeit besteht, schadet es nicht, den Vermieter zu fragen, ob die Mietkosten gesenkt werden können. Nach Möglichkeit bietest du ihm dafür im Gegenzug eine Verlängerung des Mietvertrags an – so spart der Vermieter potenzielle Kosten für die Suche eines Nachmieters oder bei Leerstand.

Eine weitere Option deine Mietkosten zu senken stellt die Untermiete dar: Falls du deine kompletten Räumlichkeiten nicht unbedingt benötigst, kannst du überlegen, den freien Platz an andere Unternehmer zu vermieten (sofern es dein Mietvertrag erlaubt). Sobald dein Team wächst, kannst du auch darüber nachdenken, Homeoffice-Lösungen für bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen anzubieten.

Tipp 9 – Optimiere Werbung & Marketing

Effektiveres Marketing treibt nicht nur die Umsätze, sondern kann dir auch enorme Kosten einsparen. Dafür solltest du deine Kampagnen auf Messbarkeit optimieren und KPIs wie den ROI (Return on Investment) regelmäßig prüfen. So kannst du auch testen, was passiert, wenn du Marketingausgaben kürzt, und deine Kosten auf diese Weise optimieren. Auch kann es Sinn ergeben, anstelle teurer Neukundenakquise zunächst vorhandene Kundenbeziehungen und Partner-Netzwerke besser zu nutzen. Zwei Bücher wollen wir dir für die Optimierung deiner Marketing-Strategie besonders ans Herz legen: “The 1-Page Marketing Plan: Get New Customers, Make More Money, And Stand out From The Crowd” sowie Paul Ramondo’s Blog.

Tipp 10 – Spare Reisekosten  

Carsharing, Mietwägen oder die Bahn – es gibt viele kostengünstige Alternativen zum eigenen Firmenwagen. Je nachdem, wie häufig du dein Auto tatsächlich benutzt, kann es sinnvoll sein, auf einen Firmenwagen zu verzichten und stattdessen auf eine flexiblere Option umzusteigen. Auf langen Strecken solltest du außerdem immer Bus und Bahn miteinander vergleichen – in puncto Bequemlichkeit und Pünktlichkeit nehmen sich Busse und Bahnen inzwischen nicht mehr viel, aber Fahrten mit dem Bus sind oftmals deutlich günstiger.