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Veranstaltungen organisieren: Welche Vorgaben gibt es?

Wenn ein öffentliches Firmenevent oder die nächste Vereinsfeier ansteht, ist die Vorfreude bei allen Beteiligten riesig – gleichzeitig gibt es einiges, um das du dich kümmern musst. Als Veranstalter trägst du dabei nicht nur die Verantwortung für Musik, Catering und die Location, sondern musst auch sicherstellen, dass ein paar ganz grundlegende Regeln eingehalten werden, um die Sicherheit aller Teilnehmenden zu gewährleisten. Welche das sind und wie du sie einhältst, zeigen wir dir hier.

Welche Vorgaben muss ich bei der Planung meiner nächsten Veranstaltung beachten?

Eine Firmen- oder Vereinsveranstaltung ist immer ein aufregendes Projekt. Um allen Teilnehmenden eine gute Zeit zu bescheren, sollte das Event allerdings so weit wie möglich im Voraus geplant werden. Neben einem ausgearbeiteten Veranstaltungskonzept solltest du bei der Organisation schon so früh wie möglich sicherstellen, dass du bestimmte Vorgaben erfüllst, um nicht in rechtliche Schwierigkeiten zu geraten oder sogar mit hohen Schadensersatzklagen konfrontiert zu werden. Schon mit Beginn der Planung solltest du dir die wichtigsten Genehmigungen einholen und ein ausreichendes Sicherheitskonzept erstellen.

Die wichtigsten Genehmigungen

Sobald du als Teil eines Unternehmens oder eines Vereins eine öffentliche Veranstaltung organisierst, musst du diese auch bei der örtlichen Kommune anmelden. Dabei solltest du auch mitteilen, wenn andere, erlaubnispflichtige Aktivitäten, wie etwa ein Feuerwerk, geplant sind.

Sobald dein Antrag geprüft wurde, schickt dir das Amt einen Katalog mit Auflagen zu, die du als Veranstalter erfüllen musst. Diese Auflagen betreffen u. a. Lärmschutz, Brandschutz, Notausgänge, Rettungspersonal und auch den Jugendschutz. Sei kooperativ und versuche, die Vorgaben so gut wie möglich zu erfüllen. Dazu gehören beispielsweise eine Schankerlaubnis und die Organisation eines Sanitätsdienstes, Brandsicherheitswachen und eines Ordnungsdienstes. Um die folgenden Genehmigungen/ Vorbereitungen solltest du dich ebenfalls so früh wie möglich kümmern, damit es am Tag der Veranstaltung nicht zu bösen Überraschungen kommt:

  • Für einen glasfreien Getränkeausschank und den Verkauf von Speise ist ein Gewerbeschein/ eine Gaststättenerlaubnis erforderlich (für wohltätige oder kirchliche Vereine gelten dabei Sonderregelungen)

  • Sobald auf deinem Event fremde Musik gespielt werden soll, muss das vorab bei der GEMA gegen eine Gebühr angemeldet werden.

  • Bei gewinnorientierten Veranstaltungen muss das zuständige Finanzamt informiert werden.

  • Sportvereine sind bei satzungsgemäßen Vereinsveranstaltungen einen Haftpflichtversicherungsschutz über den Sportversicherungsvertrag des Landessportbunds/Landessportverbands abzuschließen.

  • Zelte und Bühnen mit einer Fläche von über 75 qm bzw. 100 qm müssen angemeldet und genehmigt werden.

  • Hinweise zum Jugendschutz sollten auf deiner Veranstaltung sichtbar platziert werden.

  • Sanitäranlagen sollten auf deiner Veranstaltung in ausreichender Menge und in unmittelbarer Nähe zur Eventlocation zur Verfügung gestellt werden.

Bei großen Veranstaltungen ergibt es Sinn, sich vorab mit den Leitstellen der Polizei und Feuerwehr abzustimmen. Dass du diese Vorgaben erfüllst, ist wichtig, um im Schadensfall eindeutig nachweisen zu können, dass von deiner Seite aus alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.

Wie schützt mich eine Veranstalterhaftpflicht?

Sobald dein Event nicht mehr im privaten Kreis stattfindet, greift auch der Versicherungsschutz der privaten Haftpflicht nicht mehr. Stattdessen solltest du dich deshalb mit einer zusätzlichen Veranstalterhaftpflicht schützen – schließlich bist du als Unternehmens- oder Vereinsvorsitz auch der Hauptverantwortliche, wenn es auf deinem Event zu einem Schadensfall kommt.

Gut zu wissen: Wenn eine Veranstaltung betriebsintern, also unter Ausschluss der Öffentlichkeit, stattfindet, werden Schäden bei einer solchen Veranstaltung auch von der firmeneigenen Betriebshaftpflicht übernommen.

Ohne die richtige Absicherung kann sich ein Schaden jedoch schnell zur Existenzbedrohung entwickeln. Gerade bei Personenschäden werden Schadensersatzansprüche fällig, die bis in den mehrstelligen Millionenbereich reichen. Die Veranstalterhaftpflichtversicherung (auch Veranstaltungsversicherung oder Eventversicherung) übernimmt hier die Kosten und sichert dich gleichzeitig gegen unberechtigte Ersatzforderungen ab. Sie haftet dabei im Falle von:

  • Personenschäden im Rahmen der Veranstaltung (z. B. Schmerzensgeld nach Unfallverletzung eines Gastes)

  • Sachschäden im Rahmen der Veranstaltung (z. B. Reparaturkosten nach Beschädigung eines Besucherautos durch deine Mitarbeiter)

  • Vermögensfolgeschäden in Folge eines Personen- oder Sachschadens (z. B. Verdienstausfall nach Unfallverletzung eines Gastes)

Gesetzlich vorgeschrieben ist der Abschluss einer Veranstalterhaftpflicht zwar nicht. Trotzdem sind die Risiken, die mit dem Ausrichten einer Veranstaltung verbunden sind, oft so groß, dass die Absicherung durch eine Veranstalterhaftpflicht nur sinnvoll sein kann. Zudem vermieten die meisten Anbieter ihre Eventlocations nur unter Vorlage eines Versicherungsnachweises.

Wichtig: Wenn dein Unternehmen oder dein Verein eine Veranstaltung für eine dritte Partei ausrichtet, greift euer eigener Versicherungsschutz nicht. Setzt euch am besten mit eurem jeweiligen Versicherer in Verbindung und stellt sicher, dass beide Seiten im Schadensfall geschützt sind.

Die wichtigsten Sicherheitsvorschriften für öffentliche Veranstaltungen

Auch wenn du dich für den Ernstfall immer optimal absichern solltest, ist natürlich am besten, wenn auf deinem Event ein Schaden gar nicht erst entsteht. Bestimmte Risikofaktoren müssen deshalb in einem Sicherheitskonzept berücksichtigt werden, das dem Amt auch bei der Anmeldung einer Großveranstaltung (ab 5000 Teilnehmenden) vorgelegt werden muss. Unter anderem sollte dein Konzept die folgenden Themen aufgreifen:

  • Brandschutz

  • Flucht- / Rettungswege

  • Technik (Kurzschlüsse, Stromausfall)

  • Notstromversorgung

  • Sicherheitsdienst

  • Höhere Gewalt (Unwetter)

Ganz besonders solltest du darauf achten, dass bei deiner Veranstaltung Sanitäter anwesend sind, die im Falle einer Unfallverletzung schnelle Hilfe leisten können. Dafür gibt es zwar keine gesetzlichen Vorgaben – die Behörde, bei der du die Veranstaltung anmeldest, kann aber eine bestimmte Anzahl von Sanitätern (und ggf. eines Arztes) verpflichtend für dich festsetzen. Der Rettungsdienst sollte darüber hinaus über die wichtigste Notfallausrüstung verfügen, um auch bei schweren Verletzungen eine Erstversorgung durchführen zu können.

Die individuelle Absicherung für dein nächstes Event

Mach dir die Planung deines nächsten Events leicht: Mit einer maßgeschneiderten Gewerbeversicherung sicherst du alle deine zukünftigen Events optimal ab. Wir kombinieren alle notwendigen Maßnahmen in einem personalisierten Paket, das dich vor allen Risiken im Berufs- oder Vereinsalltag schützt. Von der Betriebshaftpflicht bis zur Veranstalterhaftpflicht bist du in jeder Situation auf der sicheren Seite und kannst dich ohne Sorgen um die Planung deiner nächsten Veranstaltung kümmern.

Ein personalisierter Versicherungsschutz von insureQ nimmt viel weniger Zeit in Anspruch, als du vielleicht denkst: Innerhalb von nur 9 Minuten entwickelt unser Algorithmus ein Paket aus Versicherungslösungen, die perfekt auf deine Organisation oder deinen Verein zugeschnitten sind. Im Schadensfall – und auch bei der Organisation deiner nächsten Veranstaltung – stehen wir dir mit unseren erfahrenen Versicherungsexperten zur Seite und beraten dich flexibel per Mail oder Telefon.

    Inhaltsverzeichnis

  • Veranstaltungen organisieren: Welche Vorgaben gibt es?
  • Welche Vorgaben muss ich bei der Planung meiner nächsten Veranstaltung beachten?
  • Wie schützt mich eine Veranstalterhaftpflicht?
  • Die individuelle Absicherung für dein nächstes Event
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